OBJETIVO

Dar a conocer la Política de Tratamiento de Datos Personales que tiene DISTRIBUCIONES PUNTO Y FAMA S.A.S. para usar, proteger, dar a conocer, actualizar y rectificar, los datos que se hayan recogido de los clientes y visitantes en bases de datos o archivos (Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013).

TÉRMINO Y DEFINICIONES

Aviso de privacidad: Comunicación verbal, electrónica o escrita que genera el responsable del tratamiento de los datos personales hacia el titular; donde se informa acerca de la existencia de las políticas, la forma de acceder a la misma y la finalidad del tratamiento que se pretende dar a los datos personales tomados. 

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales. 

Base de Datos: Conjunto de datos organizados y almacenados para su uso.

Causahabientes: Es aquella persona física o jurídica que se ha sucedido o sustituido a otra.

Consultas: Solicitud sobre la información personal del titular que repose en cualquier base de datos usada por DISTRIBUCIONES PUNTO Y FAMA S.A.S. realizada por el propio titular.

Custodio de la base de datos: Es la persona natural que tiene bajo su custodia la base de datos personales 

Datos personales: Cualquier información que se relaciona con una persona y que la identifica o la hace identificable. Ejemplo: Edad, domicilio, correo electrónico.

Datos públicos: Todo dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Ejemplo: los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Datos sensibles: Todo dato relativo a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos; también aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación. Ejemplo: origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, entre otros similares.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento. 

Habeas Data: Derecho fundamental de carácter constitucional que tiene toda persona para conocer, actualizar, rectificar y/o cancelar la información y datos personales que de ella se hayan recolectado y/o se trate en bases de datos públicas o privadas, conforme lo dispuesto en la ley y demás normatividad aplicable.

Propietario de la base de datos: Es la persona natural al interior de DISTRIBUCIONES PUNTO Y FAMA S.A.S. que tiene bajo su responsabilidad una base de datos personales para su tratamiento, gestión y que en algunas ocasiones la custodia. 

Reclamos: Solicitud de corrección, actualización o supresión de la información contenida en una base de datos usada por DISTRIBUCIONES PUNTO Y FAMA S.AS. o solicitud por presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, realizada por el Titular o sus causahabientes. 

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. 

Superintendencia de Industria y Comercio: Organismo que, a través de la Dirección de Investigación de Protección de Datos Personales, ejerce la vigilancia de los operadores, fuentes y usuarios de información financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países de la misma naturaleza, en cuanto se refiere a la actividad de administración de datos personales. 

Tablas de Retención Documental (TRD): Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos; Gestión, Inactivo e Histórico.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. 

Transferencia de datos: Tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país. 

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

MARCO NORMATIVO

Para dar cumplimiento al marco normativo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 que regulan la protección de datos personales y en especial la atención de consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de los datos y los derechos de los titulares; DISTRIBUCIONES PUNTO Y FAMA S.A.S. establece los siguientes lineamientos desarrollados:

1. Las disposiciones de esta política son de obligatorio cumplimiento y aplican al tratamiento de los datos personales recolectados en el territorio colombiano, o cuando el responsable y/o encargado se encuentre ubicado fuera del territorio colombiano, en virtud de tratados internacionales, relaciones contractuales u otros que se ejerzan en nombre o en representación de DISTRIBUCIONES PUNTO Y FAMA S.A.S. 
2. El incumplimiento de las políticas definidas en el presente documento podría acarrear investigaciones sancionatorias de carácter personal e institucional descritas en el artículo 23 de la Ley 1581 de 2012. 
3. Estas Políticas de Tratamiento de Datos Personales entran en vigencia a partir del 21 de septiembre de 2023. 

TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El tratamiento de los datos personales está fundamentado en los siguientes principios que regulan el proceso administrativo (Ley 1581 de 2012, Titulo II, artículo 4):

1. Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en las normas, leyes y demás disposiciones que la desarrollen. 
2. Principio de finalidad y tratamiento: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular. 
3. Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
4. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. 
5. Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de DISTRIBUCIONES PUNTO Y FAMA S.A.S. o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le concierne.
6. Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley. 
7. Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
8.  Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley y en los términos de la misma.

TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

El tratamiento de los datos sensibles está prohibido salvo los siguientes casos (Art. 6 Titulo III Ley 1581 de 2012):

1. El titular haya autorizado explícitamente el tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
2. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
3. El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.
4. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial
5. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

DERECHOS DE LOS TITULARES

El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos (Título IV, Ley 1581 de 2012):

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a DISTRIBUCIONES PUNTO Y FAMA S.A.S. o frente al Encargado del Tratamiento designado. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a DISTRIBUCIONES PUNTO Y FAMA S.A.S. salvo cuando expresamente se exceptúa como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
3. Ser informado por DISTRIBUCIONES PUNTO Y FAMA S.A.S. o por el encargado del tratamiento designado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento DISTRIBUCIONES PUNTO Y FAMA S.A.S. o el encargado designado haya incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 y a la Constitución.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

CONDICIONES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS

1. Recolección de los datos personales: Los datos personales que se recolectan por DISTRIBUCIONES PUNTO Y FAMA S.A.S. deben limitarse a datos personales pertinentes para el para analizar tendencias, comportamiento de clientes y demás que apoyen la elaboración de estrategias comerciales. Salvo en los casos expresamente previstos en la Ley.

Al momento de realizar la solicitud la autorización al titular se debe informar claramente lo siguiente:

• El tratamiento al cual serán sometidos los datos personales y la finalidad de los mismos.
• Los derechos del titular de los datos.
• La información de DISTRIBUCIONES PUNTO Y FAMA S.A.S.: dirección física o electrónica, teléfono y mecanismo de comunicación
• El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.

1. Autorización del Titular: Para todos los casos DISTRIBUCIONES PUNTO Y FAMA S.A.S. debe contar la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior:
• DISTRIBUCIONES PUNTO Y FAMA S.A.S. dispone de mecanismos predeterminados a través de medios técnicos que facilitan al Titular su manifestación automatizada pero siempre debe ser por escrito.
• DISTRIBUCIONES PUNTO Y FAMA S.A.S.  establece los procedimientos necesarios para solicitar la autorización en el mismo momento de recolección de los datos e informar los datos personales que serán recolectados, así como todas las finalidades específicas del Tratamiento para los cuales se obtiene el consentimiento. 
• Los datos personales que se encuentren en fuentes de acceso público, con independencia del medio por el cual se tenga acceso, entiéndase por tales aquellos datos o bases de datos que se encuentren a disposición del público, podrán ser tratados por DISTRIBUCIONES PUNTO Y FAMA S.A.S. siempre y cuando, por su naturaleza, sean datos públicos. 
2. Autorización de datos sensibles: Para el uso de datos sensibles se debe tener una autorización explícita informando al titular que no está obligado a autorizar el tratamiento de dicha información, la finalidad de la información y la explicación de porque son datos sensibles. Ninguna actividad, promoción, obsequio o campaña podrá condicionarse a que el titular suministre datos sensibles.
3. Casos en que no es necesaria la autorización: La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial
• Datos de naturaleza pública
• Casos de urgencia médica o sanitaria
• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos
• Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y ALMACENAMIENTO

En calidad de responsable de los datos personales, DISTRIBUCIONES PUNTO Y FAMA S.A.S. capta información de clientes, empleados, contratistas y proveedores con la siguiente finalidad:

1. Datos personales de trabajadores activos, retirados, aprendices y postulados a cargos: La finalidad de los datos personales de las hojas de vida, es evaluar y analizar los datos de los titulares aspirantes a vacantes existentes para seleccionar el candidato que mejor se ajusta a la necesidad interna.

Las comunicaciones que se generan se relacionan con el avance de los procesos de selección y reclutamiento, el resultado de las pruebas, visitas, entrevistas, trámites y todas aquellas actividades necesarias en virtud del contrato e historia laboral tratamiento de datos sensibles, tales como aquellos que resulten de las pruebas psicotécnicas o visitas domiciliarias realizadas, entre otros, cuyo suministro será de carácter facultativo por parte del titular y aquella contenida en la hoja de vida del titular, y la información obtenida por DISTRIBUCIONES PUNTO Y FAMA S.A.S. de manera directa, por un tercero o contenida en bases de datos de carácter público, así como en otras fuentes lícitas de información relacionada con la comisión de conductas punibles, la existencia de antecedentes disciplinarios o penales. 

Los datos personales obtenidos por DISTRIBUCIONES PUNTO Y FAMA S.A.S. de los trabajadores activos, retirados, aprendices y postulados, serán aquellos necesarios para evaluar y calificar la aptitudes, actitudes y pertinencia del titular conforme a los perfiles y competencias del cargo objeto del proceso.

Los datos podrán ser entregados a terceros encargados de los procesos de selección con previa autorización del titular.

Los datos sensibles obtenidos del personal seleccionado se utilizarán para fines históricos y estadísticos en cuanto a control de acceso en áreas restringidas y control de llegada y salida a las instalaciones de DISTRIBUCIONES PUNTO Y FAMA S.A.S.

1. Datos personales de proveedores: La finalidad de la información recolectada de los proveedores es la de servir de insumo para evaluar, seleccionar, contratar, auditar, realizar seguimiento, control, gestión de pagos, emitir comunicaciones y todas las relacionadas con el desarrollo comercial o contractual que surja o se haya establecido.

DISTRIBUCIONES PUNTO Y FAMA S.A.S. recolectarán los datos personales de los empleados de los proveedores que por motivos de su cargo deban visitar las instalaciones e interactuar con funcionarios pudiendo generar condiciones de seguridad y/o salud pública que deba ser analizada y evaluada para verificar la idoneidad, competencia y estado de salud; por tanto, una vez verificado este requisito, DISTRIBUCIONES PUNTO Y FAMA S.A.S. podrá devolver la información al proveedor salvo cuando deba  preservar estos datos.

Cuando DISTRIBUCIONES PUNTO Y FAMA S.A.S. entregue datos de sus empleados a sus proveedores, estos deberán proteger los datos personales suministrados, conforme lo dispuesto en esta política.

1. Datos personales de clientes: DISTRIBUCIONES PUNTO Y FAMA S.A.S. cumpliendo con la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y la Ley 142 de 1994, se permite informar a sus clientes y clientes potenciales, que los datos personales o información que previamente ha recolectado en el desarrollo de su objeto social, tendrá la única finalidad de ser tratada como dato para analizar tendencia, detectar oportunidades comerciales y hasta la finalización manifiesta del cliente; en consecuencia la información será empleada:

• Facturación de productos y servicios complementarios
• Envío de información y ofertas tanto de carácter comercial como de actualización de datos, encuestas de satisfacción e invitaciones a eventos.
• Notificaciones de concursos, novedades, estado de otros que se deban hacer en desarrollo de la prestación del servicio.

1. Datos personales de accionistas, socios y/o apoderados de estos: DISTRIBUCIONES PUNTO Y FAMA S.A.S. cumpliendo con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, informa que los datos personales o información previamente recolectada, tendrá como finalidad: registro en libro de accionistas, citaciones a reuniones y emitir certificaciones de composición accionaria. Los datos e información personal de las personas físicas que llegaren a tener la condición de accionista de DISTRIBUCIONES PUNTO Y FAMA S.A.S.  Se considerará información reservada, pues la misma está registrada en los libros de comercio y tiene el carácter de reserva por disposición legal. En consecuencia, el acceso a tal información personal se efectuará conforme las disposiciones contenidas en el Código de Comercio que regulan la materia. 

1. Datos personales de visitantes y obtenidos por CCTV: Los datos tomados de los sistemas de videovigilancia se utilizan para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de DISTRIBUCIONES PUNTO Y FAMA S.A.S. y podrán ser usados como material probatorio en cualquier tipo de proceso.

TIEMPO DE ALMACENAMIENTO – TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Los departamentos de DISTRIBUCIONES PUNTO Y FAMA S.A.S. que dentro de sus procesos involucren datos personales, deberán seguir los lineamientos del proceso de gestión documental, el cual contiene las disposiciones para archivar, almacenar y destruir los datos de acuerdo de forma adecuada.

Las TRD establecidas en DISTRIBUCIONES PUNTO Y FAMA S.A.S. se encuentran alineadas con los estándares de gestión documental y los tiempos de almacenamiento que exigen las normas generales, por tanto, los datos personales que se recauden serán archivados por el tiempo y forma que se indican ahí.

Los trabajadores activos, retirados, aprendices, aspirantes, clientes y proveedores, para ejercer los derechos mencionados se podrán comunicar según lo estipulado en el numeral 3.10. Suministro de la Información.

SUMINISTRO DE LA INFORMACIÓN. 

El titular de la información podrá consultar, rectificar, actualizar o solicitar el suministro o el retiro de la información por cualquier medio, incluyendo los electrónicos, en los siguientes canales:

Correo electrónico: xxxxxxxxxxxxxxxxx

Sede principal: Calle 9N # 9e - 124 Guaimaral

Línea telefónica / Celular: 6075774085

La información solicitada será suministrada por el mismo medio en que fue solicitada, incluyendo los electrónicos, según lo requiera el Titular. 

La información deberá ser de fácil lectura, sin barreras técnicas que impidan su acceso y deberá corresponder en un todo a aquella que repose en la base de datos siendo entregada a las siguientes personas:

• A los titulares, sus causahabientes, apoderados o sus representantes legales, siempre y cuando acrediten la calidad en que actúa 
• A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• A los terceros autorizados por el titular o por la ley. 

PROCEDIMIENTO DE HABEAS DATA PARA TITULARES DE DATOS PERSONALES

En desarrollo del derecho constitucional de Habeas Data respecto de los derechos de acceso, actualización, rectificación, cancelación y oposición por parte del titular de datos personales o causahabientes, DISTRIBUCIONES PUNTO Y FAMA S.A.S. adopta el siguiente procedimiento: 

• Todas las peticiones, quejas, reclamos y demás requerimientos se gestionarán mediante solicitud dirigida a DISTRIBUCIONES PUNTO Y FAMA S.A.S. de acuerdo con lo definido en esta política. 
• DISTRIBUCIONES PUNTO Y FAMA S.A.S. es la persona responsable de atender las peticiones, quejas, reclamos y consultas que formule el titular del dato en ejercicio de sus derechos.

CONSULTA

Los titulares o sus causahabientes podrán realizar la consulta sobre la información personal que se encuentre almacenada en la base de datos de DISTRIBUCIONES PUNTO Y FAMA S.A.S. de forma gratuita al menos una vez cada mes calendario:

• Cada vez que existan modificaciones en la presente política de Tratamiento de Datos.
• Para consultas de más de una vez por mes, DISTRIBUCIONES PUNTO Y FAMA S.A.S. podrá realizar el cobro de los gastos de envío, reproducción.

DISTRIBUCIONES PUNTO Y FAMA S.A.S. tiene un término de diez (10) días hábiles, contados desde la recepción de la solicitud, para dar respuesta; en los casos en que no sea posible cumplir con este plazo, se deberá realizar notificación al titular teniendo un máximo de cinco (5) días hábiles adicionales al vencimiento del primer término.

RECLAMOS

El titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante DISTRIBUCIONES PUNTO Y FAMA S.A.S.: 

• El reclamo debe contener: Nombre del solicitante – Copia del documento de identificación (físico o digital) – Acreditar la calidad en que actúa (titular, causahabiente, tutor o apoderado) – Hechos en que se fundamenta el reclamo – Objeto del reclamo – Dirección física y/o electrónica para notificaciones 
• Si la documentación del reclamo está incompleta, se requerirá al solicitante subsanar las fallas dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo. Si al finalizar dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, el solicitante no presenta la información requerida, se asumirá que ha desistido del reclamo.
• En caso de que el reclamo sea recibido por una persona que no sea competente para resolver, se deberá realizar el traslado interno en un máximo de dos (2) días hábiles informando al interesado la situación.
• El tiempo máximo para atender un reclamo será de quince (159 días hábiles contado desde la recepción. Cuando no fuese posible dar respuesta en dicho tiempo, se informará al interesado los motivos de la demora y fecha en que se le dará respuesta que en todo caso no podrá ser mayor a ocho (8) días hábiles adicionales.

REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN 

Los titulares podrán solicitar en cualquier momento y por cualquier medio, la supresión de sus datos personales de la base de datos de DISTRIBUCIONES PUNTO Y FAMA S.A.S.  revocando la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos. (art. 15 de la Ley 1581 de 2012)

La supresión de información y la autorización de no procederá cuando el titular tenga un deber de índole legal o contractual con DISTRIBUCIONES PUNTO Y FAMA S.A.S.

DEBERES DE DISTRIBUCIONES PUNTO Y FAMA S.A.S. COMO RESPONSABLE DE TRATAMIENTO DE DATOS

Son deberes de DISTRIBUCIONES PUNTO Y FAMA S.A.S. en su rol de responsable de Tratamiento de Datos:

1. Garantizar al titular el ejercicio del derecho de hábeas data
2. Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada por el titular conforme las condiciones previstas en la Ley.
3. Informar adecuadamente al titular la finalidad de la recolección y los derechos que tiene por la autorización otorgada. 
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 
5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
6. Actualizar la información comunicando de forma oportuna todas las novedades respecto de los datos que previamente se haya suministrado
7. Adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada se mantenga actualizada. 
8. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
9. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley.
10. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular
11. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley
12. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
13. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo
14. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos
15. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares. 
16. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

DEBERES DEL ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS

Los Encargados del Tratamiento de datos de DISTRIBUCIONES PUNTO Y FAMA S.A.S. deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la Ley y en otras que rijan su actividad:

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
2. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta o acceso no autorizado o fraudulento.
3. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos establecidos en la Ley. 
4. Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo. 
5. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la Ley
6. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares. 
7. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio. 
8. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella. 
9. Informar a la Superintendencia de Industria y comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
10. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

PROHIBICIONES Y SANCIONES

En el marco de la normatividad legal vigente para el Tratamiento de Datos, DISTRIBUCIONES PUNTO Y FAMA S.A.S. establece las siguientes prohibiciones y sanciones por incumplimiento:

• Está prohibida la transferencia, cesión, comunicación o circulación de datos personales, sin el previo consentimiento escrito del titular.
• Se prohíbe el acceso, uso, gestión, cesión, comunicación, almacenamiento y cualquier otro tratamiento de datos personales sensibles sin autorización expresa y escrita del titular. 
• Está prohibido el tratamiento de datos personales de niños y adolescentes menores de edad, salvo autorización expresa de sus representantes legales. Para todo tratamiento que se llegue a hacer respecto de los datos de los menores, se deberán asegurar los derechos prevalentes que la Constitución Política reconoce a estos, en armonía con el Código de la Infancia y la Adolescencia.
• Se prohíbe cualquier tratamiento de datos personales que pueda dar lugar a alguna de las conductas descritas en la ley de delitos informáticos 1273 de 2009 salvo que se cuente con la autorización del titular.

El incumplimiento de estas prohibiciones por parte de los empleados de DISTRIBUCIONES PUNTO Y FAMA S.A.S. acarreará las sanciones a que haya lugar de conformidad con la ley. 

MODIFICACIONES

DISTRIBUCIONES PUNTO Y FAMA S.A.S. se reserva el derecho de modificar estas políticas, en su totalidad o parcialmente. En caso de cambios sustanciales en las Políticas del Tratamiento referidos a la identificación de DISTRIBUCIONES PUNTO Y FAMA S.A.S. y a la finalidad del Tratamiento de los datos personales, los cuales puedan afectar el contenido de la autorización, DISTRIBUCIONES PUNTO Y FAMA S.A.S. comunicará estos cambios al titular a más tardar al momento de implementar las nuevas políticas.