POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCION DE DATOS PERSONALES DISTRIBUCIONES PUNTO Y FAMA S.A.S

 

GENERALIDADES

 

El presente documento establece las políticas de datos personales de la entidad DISTRIBUCIONES PUNTO Y FAMA SAS, actuando como persona jurídica de derecho privado, en cumplimiento a las disposiciones de la ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 del 2013, en los que se establecen los mecanismos por medio de los cuales la compañía garantiza un manejo adecuado de los datos personales recolectados en sus bases de datos, con el fin de permitir a los titulares el ejercicio del derecho de habeas data. 

• IDENTIFICACION DEL RESPONSABLE

 

La entidad es una persona jurídica de derecho privado, domiciliada en la calle 9 n No. 9e-124 Guáimaral de la ciudad de Cúcuta N.S, registrada en la cámara de comercio de Cúcuta con en No. 304941, cuyos datos de contactos son los siguientes: 

 

Nombre: DISTRIBUCIONES PUNTO Y FAMA SAS, con domicilio principal en la calle 9 n No. 9e-124 Guáimaral, Cúcuta Norte de Santander, Correo electrónico:  [email protected] identificada con el Nit. 901025046-5, reconocida por la cámara de comercio de Cúcuta N.S. 

 

La política para el tratamiento y protección de datos personales se aplica a  DISTRIBUCIONES PUNTO Y FAMA SAS, quien en adelante se llamara LA COMPAÑIA, propietaria de los establecimientos de comercio SUPERMERCADOS PUNTO Y FAMA, respecto de la recolección, recaudación, almacenamiento, uso, circulación, supresión, compilación, intercambio, entrega, actualización y las demás actividades, procedimientos y procesos que constituyan tratamiento de datos.

 

• DEFINICIONES

 

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

 

Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

 

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

 

Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

 

Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

 

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

 

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

 

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

 

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

 

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

 

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

 

Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

• PRINCIPIOS

 

En cumplimiento, desarrollo, interpretación y aplicación de la Ley 1581 de 2012 y demás normas complementarias y concordantes se aplicarán en forma integral los siguientes principios rectores:

 

• Legalidad: El tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.

• Finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al titular.

• Libertad: El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

• Veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

• Transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

• Acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la presente ley; Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley.

• Seguridad: La información sujeta a tratamiento por el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

• Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

• FINALIDADES GENERALES

 

La compañía DISTRIBUCIONES PUNTO Y FAMA S.A.S, propietaria de los establecimientos de comercio SUPERMERCADOS PUNTO Y FAMA, tratará los datos personales con la finalidad de enviar a sus clientes promociones y ofertas sobre los productos ofrecidos para todos los tiempos y tipos de alimentación, bebidas, licores y artículos para el aseo personal y de casa, atendiendo adicionalmente por ventas en canales digitales.

 

Conforme a lo anterior la finalidad general del tratamiento y protección responde a los propósitos contenidos en el objeto social de la entidad, así como a las normas internas y reglamentos.

 

Cuando LA COMPAÑIA no haya informado al titular mediante el aviso de privacidad, impartirá los tratamientos generales de datos personales a las diferentes actividades relacionadas con su finalidad: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

 

Los datos serán tratados mediante mecanismos manuales o tecnológicos. Para cada tratamiento y finalidad, podrán diseñarse, por parte del encargado del tratamiento de la COMPAÑIA, formatos o instrumentos de captura, manuales o digitales a los cuales se les aplicará la presente política de tratamiento de datos.

 

• LEGITIMACION PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DEL TITULAR

 

Los derechos de los titulares establecidos en la Ley podrán ejercerse por las siguientes personas:

 

• Por el titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición la compañía DISTRIBUCIONES PUNTO Y FAMA SAS. 

1. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
2. Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
3. Por estipulación a favor de otro o para otro.

 

Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

 

• DERECHOS QUE LE ASISTEN AL TITULAR DE LA INFORMACION

 

Conforme a lo establecido en la normatividad vigente, el titular de los datos personales de cuyo tratamiento es responsable la COMPAÑIA, tiene los siguientes derechos:

 

1. Autorizar a la COMPAÑIA  el tratamiento de sus datos.
2. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la COMPAÑIA, específicamente frente al encargado por ella para la protección de datos. Este derecho procederá, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
3. Solicitar prueba de la autorización otorgada a la COMPAÑIA, salvo en los casos en que no sea necesaria dicha autorización (Art. 10 Ley 1581 de 2012).
4. Ser informado por la COMPAÑIA, previa solicitud escrita, sobre el uso que le ha dado a sus datos personales;
5. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento
6. Las demás previstas en la Ley sobre protección de datos.
7. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
8. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

 

• AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR

 

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley, en el tratamiento de datos personales del titular se requiere la autorización previa e informada de éste, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, ya sea en forma escrita, verbal o por conductas del titular que de manera inequívoca permitan concluir de manera razonable que otorgó la autorización.

 

Para la obtención de la autorización, DISTRIBUCIONES PUNTO Y FAMA S.A.S. podrá emplear mecanismos automatizados, digitales, de video, de audio o cualquier otro disponible.

 

7.1. TIPOS DE CONSENTIMIENTOS DEL TITULAR

TIPO O FORMA DE CONSENTIMIENTO	TIPOS DE DATOS PERSONALES	CLASIFICACIÓN DE DATOS PERSONALES	OBTENCIÓN DEL CONSENTIMIENTO DE USUARIO
TÁCTICO	Datos de identificación y profesionales	Datos identificación. Nombre completo, identificación, dirección, teléfono o celular, estado civil, lugar y fecha de nacimiento, edad, nombre de familiares.  Datos profesionales. Ocupación, puesto, área de trabajo, domicilio, teléfono y correo laboral, historial académico, historial laboral.	El titular deberá autorizar que sus datos personales sean tratados luego de haber leído o escuchado el aviso de privacidad.
EXPRESO	Datos financieros y patrimoniales  Imagen y voz	Datos financieros. Historial crediticio, ingresos y egresos, cuentas bancarias. Datos patrimoniales. Bienes muebles, inmuebles y propiedades	El titular deberá autorizar que sus datos personales sean tratados, señalando expresamente que está de acuerdo después de haber leído o escuchado el aviso de privacidad.
EXPRESO Y POR ESCRITO	Datos sensibles	Datos biométricos. Huellas dactilares, iris y palma de la mano. Datos de menores, de personas con discapacidad, ideologías, afinidad política, religión, origen étnico, preferencia sexual	Se deberá otorgar por escrito mediante firma autógrafa, huella dactilar, la autorización después de haber leído el aviso de privacidad

• EVENTOS EN LOS CUALES NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN DEL TÍTULAR DE LOS DATOS PERSONALES

 

La autorización del titular de la información no será necesaria en los siguientes casos:

 

1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
2. Datos de naturaleza pública.
3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

 

Quien acceda a los datos personales sin que medie autorización previa deberá en todo caso cumplir con las disposiciones contenidas en la ley.

 

• DATOS SENSIBLES

 

Se prohíbe el Tratamiento de datos sensibles, excepto cuando el Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa, sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular

 

• DEBERES DE LA COMPAÑÍA DISTRIBUCIONES PUNTO Y FAMA SAS COMO RESPONSABLE Y ENCARGADA DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

 

En cumplimiento a la exigencia legal, LA COMPAÑIA ha establecido un área que actúa como responsable y encargada, de la protección de datos personales.

 

LA COMPAÑIA como responsable dará pleno cumplimiento a los siguientes deberes que como tal le correspondan, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:

 

1. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
3. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5. Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.

1. Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
2. Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
3. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
4. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
5. Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
6. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
7. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
8. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

• PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE CONSULTAS

 

• OBJETIVO 

Este procedimiento pretende servir como guía para la determinación de buenas prácticas en la gestión de Consultas que se lleguen a presentar en la COMPAÑIA relacionados con la protección de datos personales, con los propósitos de: (i) Identificar oportunidades de mejora en la administración de los datos personales de los titulares.  (ii) Evitar que los titulares o autorizados por estos, eleven quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio –SIC –. (iii) Elevar los índices de satisfacción de los titulares al garantizar el respeto por sus datos personales y los derechos ARCO (Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición). 

• ALCANCE

Inicia con la llegada de la consulta al Oficial de Protección de Datos Personales de la compañía DISTRIBUCIONES PUNTO Y FAMA SAS recepcionada a través de los líderes de punto de venta, cajeros, o responsable del call center, y termina con el envío de la gestión de respuesta y contestación a la dirección o canal suministrado por el peticionario.

 

•      DESCRIPCIONES GENERALES

El Oficial de Protección de Datos Personales y el proceso directamente involucrado deberán llevar a cabo el cumplimiento del presente procedimiento.

 

Cuando el Oficial de Protección de Datos Personales de la COMPAÑÍA  reciba una Consulta por medio físico o electrónico, ésta deberá ser remitida a más tardar el día siguiente a la dependencia, proceso o persona directamente involucrada a la cual le corresponde proyectar su respuesta. 

 

•    DEFINICIONES

 

Consulta: Derecho de los titulares para conocer la información personal que repose en cualquier base de datos de la organización. 

La Consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. Cuando no fuere posible atender la Consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.  

Respuesta: Comunicado escrito en documento físico o digital que debe ser enviado por parte del Oficial de Protección de Datos Personales a la dirección física o electrónica informada por parte del titular de datos personales. En la respuesta se debe hacer referencia de fondo a cada una de las solicitudes que presente el titular de la COMPAÑÍA DISTRIBUCIONES PUNTO Y FAMA SAS. 

Desacuerdo con la respuesta: Es la comunicación escrita que radica el titular de datos personales dentro de los quince (15) días siguientes ante el Oficial de Protección de Datos Personales en la cual manifiesta su inconformidad con la respuesta enviada por LA COMPAÑÍA. 

 

•  PROCEDIMIENTO DE LA CONSULTA.

No.	ACTIVIDAD	DESCRIPCIÓN	FRECUENCIA	RESPONSABLE
1	Recepción de Consulta	El Oficial de Protección de Datos Personales de la COMPAÑÍA DISTRIBUCIONES PUNTO Y FAMA S.A.S, recepcionará a través de los líderes de punto de venta, cajeros, o responsable del correo electrónico [email protected] la consulta que presente cualquier titular de datos personales.	Cada vez que se recepcionen Consultas por Habeas Data	Oficial de protección de Datos personales
2	Verificación de requisitos	El Oficial de protección de Datos personales antes de compartir la Consulta al proceso directamente involucrado, verificará que la misma cumpla con los siguientes requisitos:  Estar dirigida a la COMPAÑIA y Contener la identificación del Titular. Contener el objeto de la Consulta. Especificar la dirección de notificación del Titular, física o electrónica (e-mail). Anexar los documentos que se pretenden hacer valer en la formulación de la Consulta.	Cada vez que se recepcionen Consultas por Habeas Data	Oficial de protección de Datos personales
3	Remisión de la Consulta a la dependencia correspondiente	El Oficial de protección de Datos personales dirigirá el documento de la Consulta al proceso que le asiste la responsabilidad de darle respuesta máxima (2) dos días hábiles después de su recepción, informando el término para gestionarla, que no podrá ser superior a (4) cuatro días hábiles.  La comunicación se remitirá al correo electrónico del director o encargado del proceso.	Cada vez que se recepcionen Consultas por Habeas Data	Oficial de protección de Datos personales
4	Proyección de respuesta	Posterior al análisis de la consulta interpuesta, el encargado una vez tenga la respuesta indicando que información se tiene del peticionario y en que bases de datos se está almacenando su información, deberá solicitar aprobación de su gestión por parte del Oficial de Protección de Datos, que además es el canal de comunicación entre el peticionario y  la COMPAÑIA. El Oficial de Protección de Datos Personales deberá almacenar copia de la respuesta de manera física o digital.	Cada vez que se recepcionen consultas por Habeas Data	Proceso directamente involucrado y Oficial de Protección de Datos Personales
5	Remisión de la respuesta al peticionario	El Oficial de protección de Datos personales deberá enviar la proyección de respuesta al peticionario en máximo (1) un día hábil pues ésta se ha definido como canal de comunicación directo entre la COMPAÑIA y el peticionario.	Cada vez que se recepcionen consultas por Habeas Data	Oficial de protección de Datos personales
6	Cierre de la consulta	De establecerse que la información solicitada no hace parte de las bases de datos personales de la COMPAÑIA  se deberá notificar inmediatamente al Oficial de Protección de Datos Personales como dependencia encargada de gestionar el proceso, a fin de que el peticionario tenga claridad que no ostenta la calidad de titular.  Una vez enviada la respuesta al peticionario, el Oficial de Protección de Datos Personales deberá archivar evidencia de la gestión.	Cada vez que se recepcionen consultas por Habeas Data	Oficial de Protección de Datos Personales.
7	Cuando no sea posible atender la Consulta	Se informará al Oficial de protección de Datos personales en un término inferior a los (4) cuatro días hábiles siguientes a la recepción de la solicitud lo siguiente: -Motivo por el cual no se puede dar respuesta en el término legal a la Consulta -Encargado de dar trámite a la Consulta.  -Documentos necesarios o información exigida para dar respuesta a la Consulta.  -Fecha en que se podrá atender la Consulta en caso de necesitar prórroga.	Cada vez que se recepcionen Consultas por Habeas Data	Proceso directamente involucrado

• DIAGRAMA DE FLUJO – PROCEDIMIENTO PARA LA GESTION DE CONSULTAS.

NORMATIVIDAD APLICABLE A LA ACTIVIDAD

• Ley 1581 de 2012
• Decreto 1074 de 2015
• Guía para la implementación del principio de responsabilidad demostrada –SI
  

•   PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE RECLAMOS

 

• OBJETIVO

Este procedimiento pretende servir como guía para la determinación de buenas prácticas en la gestión de Reclamos que se lleguen a presentar en la COMPAÑÍA DISTRIBUCIONES PUNTO Y FAMA SAS, relacionados con la protección de datos personales, con los propósitos de: (i) Identificar oportunidades de mejora en la administración de los datos personales de los titulares sobre los cuales la organización realiza tratamiento. (ii) Evitar que los titulares o autorizados por estos, eleven quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio –SIC-. (iii) Elevar los índices de satisfacción de los titulares al garantizar respeto por sus datos personales y los derechos ARCO (Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición).

 

•  ALCANCE

Inicia con la llegada del Reclamo al Oficial de Protección de Datos Personales DE LA COMPAÑIA  recepcionada a través de los líderes de punto de venta, cajeros o responsable del call center y termina con el envío de la gestión de respuesta y contestación a la dirección o canal suministrado por el peticionario.

 

•  DESCRIPCIONES GENERALES

El Oficial de Protección de Datos Personales deberá llevar a cabo el cumplimiento del presente procedimiento.

Cuando el Oficial de Protección de Datos Personales de LA COMPAÑÍA  reciba un Reclamo por medio físico o electrónico, ésta deberá ser remitida a más tardar el día siguiente a al proceso directamente involucrado a la cual le corresponde proyectar su respuesta con copia del Reclamo al Oficial de Protección de Datos Personales.

 

• DEFINICIONES

Reclamo: Se entiende como aquella comunicación que dirige el titular de datos personales o sus causahabientes al responsable o encargado del tratamiento con el fin de corregir, actualizar o suprimir la información contenida en la base de datos o cuando se considere que se ha incumplido con cualquiera de los deberes que les corresponde. 

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

Respuesta: Comunicado escrito en documento físico o digital que debe ser enviado por parte del Oficial de protección de datos personales a la dirección física o electrónica informada por parte del titular de datos personales. En la respuesta se debe hacer referencia de fondo a cada una de las solicitudes que presente el titular a LA COMPAÑIA. 

Desacuerdo con la respuesta: Es la comunicación escrita que radica el titular de datos personales dentro de los quince (15) días siguientes ante el Oficial de Protección de Datos, en la cual manifiesta su inconformidad con la respuesta enviada por LA COMPAÑIA. 

 

• 5 PROCEDIMIENTO

No.	ACTIVIDAD	DESCRIPCIÓN	FRECUENCIA	RESPONSABLE
1	Recepción del Reclamo	El Oficial de Protección de Datos Personales de LA COMPAÑÍA DISTRIBUCIONES PUNTO Y FAMA S.A.S, recepcionará a través de los administradores, cajeros, o  responsable del  correo electrónico [email protected]  Recibirá el Reclamo que presente cualquier titular de datos personales.	Cada vez que se recepcionen Reclamos de Habeas Data	Oficial de Protección de Datos Personales
2	Verificación de requisitos	El Oficial de Protección de Datos Personales antes de compartir el Reclamo proceso directamente involucrado, verificará que la misma cumpla con los siguientes requisitos:  Estar dirigida a la COMPAÑÍA. Contener la identificación del Titular. Contener la descripción de los hechos que dan lugar al Reclamo. Contener el objeto del Reclamo. Especificar la dirección de notificación del Titular, física o electrónica (e-mail). Anexar los documentos que se pretenden hacer valer en la formulación del Reclamo. Si el Reclamo resulta estar incompleto, es decir que no cumple con alguna de las formalidades enunciadas, el Oficial de Protección de Datos Personales deberá requerir al interesado para que subsane las fallas, indicándole que su solicitud se entenderá por desistida si transcurren dos (2) meses desde la fecha en que se realiza el requerimiento y la no presentación de la información requerida para realizar una correcta gestión.	Cada vez que se recepcionen Reclamos por Habeas Data	Oficial de Protección de Datos Personales
3	Remisión del Reclamo a la dependencia correspondiente	El Oficial de Protección de Datos Personales dirigirá el documento del Reclamo al proceso que le asiste la responsabilidad de darle respuesta, con copia al Oficial de Protección de Datos Personales, máximo (2) dos días hábiles después de su recepción, informando el término para gestionarla que no podrá ser superior a seis (6) días hábiles. La comunicación se remitirá al correo electrónico corporativo del líder del proceso.	Cada vez que se recepcionen Reclamos por Habeas Data	Oficial de Protección de Datos Personales
4	Proyección de respuesta	El encargado una vez realizado el análisis de la información y elaborada la respuesta indicando que información fue actualizada, corregida o suprimida y en cuáles de las bases de datos se hizo la gestión, deberá remitirla al Oficial de Protección de Datos Personales de manera inmediata, mediante documento físico o digital, quien deberá almacenar copia del Reclamo y su gestión.	Cada vez que se recepcionen Reclamos por Habeas Data	Proceso directamente involucrado y Oficial de Protección de Datos Personales
5	Remisión de la respuesta al peticionario	El Oficial de Protección de Datos Personales deberá enviar la proyección de respuesta al peticionario en máximo (1) un día hábil.	Cada vez que se recepcionen Reclamos por Habeas Data	Oficial de Protección de Datos Personales
6	Cierre del Reclamo	-De establecerse que la información solicitada no hace parte de las bases de datos personales de LA COMPAÑIA, se deberá notificar inmediatamente al oficial de Protección de Datos Personales como dependencia encargada de gestionar el proceso, a fin de que el peticionario tenga claridad que no ostenta la calidad de titular. -Si el Reclamo implica la actualización, modificación, adición, corrección o cancelación de datos personales, el proceso involucrado deberá internamente realizar las acciones tendientes al cumplimiento de la petición si esta procede.  -Una vez enviada la respuesta al peticionario, el Oficial de Protección de Datos Personales deberán archivar evidencia de la gestión.	Cada vez que se recepcionen Reclamos por habeas data	Oficial de Protección de Datos Personales.
7	Cuando no sea posible atender la Consulta	Se informará al Oficial de Protección de Datos Personales en un término inferior a los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del Reclamo lo siguiente: -Motivo por el cual no se puede dar respuesta en el término legal al reclamo.  -Encargado de dar trámite al reclamo. -Documentos necesarios o información exigida para dar respuesta al reclamo. -Fecha en que se podrá atender el reclamo en caso de necesitar prórroga.	Cada vez que se recepcionen Reclamos por Habeas Data	Proceso directamente involucrado

• DIAGRAMA DE FLUJO – PROCEDIMIENTO PARA LA GESTION DE RECLAMOS.

 

NORMATIVIDAD APLICABLE A LA ACTIVIDAD

• Ley 1581 de 2012
• Decreto 1074 de 2015
• Guía para la implementación del principio de responsabilidad demostrada –SIC-

12.7  TIPOS DE RECLAMOS

Código	Tipo/Detalle
1	CONTRA EL RESPONSABLE - RESPECTO DEL EJERCICIO DEL DERECHO DE HÁBEAS DATA
101	Garantizar el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data
2	CONTRA EL RESPONSABLE - RESPECTO DE LA AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO
201	Contar con la autorización previa, expresa e informada para el tratamiento
202	Suministrar información al encargado sin contar con la autorización del titular
203	Conservar la autorización otorgada por el titular
3	CONTRA EL RESPONSABLE - RESPECTO DE LA FINALIDAD DE LA RECOLECCIÓN Y LOS DERECHOS DEL TITULAR
301	Informar al titular la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten
302	Informar al titular la finalidad específica del tratamiento
4	CONTRA EL RESPONSABLE - RESPECTO DE LA SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
401	Conservar con la debida seguridad los registros almacenados
402	Verificar que el encargado respetará las condiciones de seguridad y privacidad de la información
403	Exigir al encargado respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información
5	CONTRA EL RESPONSABLE - RESPECTO DE LA VERACIDAD DE LA INFORMACIÓN
501	Suministrar información fraccionada e incompleta
502	Suministrar información inexacta
6	CONTRA EL RESPONSABLE - RESPECTO DE LA ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN
601	Actualizar oportunamente la información en las bases de datos
602	Contar con las medidas necesarias para garantizar que la información suministrada se mantenga actualizada
7	CONTRA EL RESPONSABLE - RESPECTO DE LA RECTIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN
701	Rectificar inmediatamente la información incorrecta
702	Comunicar al encargado la rectificación de la información
8	CONTRA EL RESPONSABLE - RESPECTO DE LA ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS
801	Atender integralmente y de fondo el derecho de petición
802	Suministrar una respuesta congruente con lo solicitado
803	Suministrar respuesta oportuna a la petición
9	CONTRA EL RESPONSABLE - RESPECTO DEL MANUAL INTERNO DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS
901	Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para asegurar el cumplimiento de la ley
902	Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos en materia de atención de consultas y reclamos
10	CONTRA EL RESPONSABLE - RESPECTO DE LA INSCRIPCIÓN DE LA LEYENDA
1001	Informar al encargado que la información se encuentra en discusión por parte del titular
11	CONTRA EL RESPONSABLE - RESPECTO DEL DEBER DE INFORMAR A LOS TITULARES COMO SE ESTÁ UTILIZANDO SU INFORMACIÓN
1101	Informar al titular sobre el uso dado a su información
1102	Informar al titular sobre el uso dado a su información dentro de la oportunidad legal
12	CONTRA EL RESPONSABLE - RESPECTO DEL DEBER DE INFORMAR SOBRE VIOLACIONES A LOS CÓDIGOS DE SEGURIDAD
1201	Informar a la autoridad sobre la violación a sus códigos de seguridad
1202	Informar a la autoridad sobre un riesgo en la administración de la información
13	CONTRA EL RESPONSABLE - RESPECTO DE LAS INSTRUCCIONES Y REQUERIMIENTOS
1301	Cumplimiento de las instrucciones impartidas por la Superintendencia
14	CONTRA EL RESPONSABLE - RESPECTO DE LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO
1401	Contar con políticas de tratamiento de información
1402	Contenido de la información mínima exigida en la política de tratamiento por el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015
1403	Comunicar oportunamente a los titulares los cambios sustanciales en las políticas de tratamiento
15	CONTRA EL RESPONSABLE - RESPECTO DEL AVISO DE PRIVACIDAD
1501	Incluir el aviso de privacidad cuando era procedente
1502	Contenido de la información mínima exigida en el aviso de privacidad por el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015
1503	Conservar el modelo del aviso de privacidad
16	CONTRA EL RESPONSABLE - RESPECTO DE LA INFORMACIÓN SENSIBLE
1601	Tratar información sensible sin autorización del titular
1602	Condicionar una actividad o servicio al suministro de información sensible
17	CONTRA EL RESPONSABLE - RESPECTO DE LA INFORMACIÓN DE NIÑAS, NIÑOS Y ADOLESCENTES
1701	Tratar información de los menores sin autorización de sus representantes legales
1702	Tratar información de los menores sin asegurar el respeto de sus derechos fundamentales ni su interés superior
18	CONTRA EL RESPONSABLE - RESPECTO DEL DEBER DE INFORMACIÓN AL TITULAR
1801	Informar al titular la dirección física o electrónica y el teléfono del responsable
1802	Informar al titular el carácter facultativo de las respuestas relacionadas con información de menores
1803	Informar al titular el carácter facultativo de las respuestas relacionadas con información sensible
1804	Informar al titular cuáles de los datos objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad de su tratamiento
19	CONTRA EL RESPONSABLE - RESPECTO DE LA TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE INFORMACIÓN
1901	Transferir información a países que no cuentan con niveles adecuados de protección de datos personales
1902	Suscribir contrato de transmisión de datos personales
1903	Contenido de las estipulaciones mínimas en el contrato de transmisión de datos personales señaladas en el Decreto único reglamentario 1074 de 2015
20	CONTRA EL RESPONSABLE - RESPECTO DE LA LIMITACIÓN TEMPORAL AL TRATAMIENTO
2001	Suprimir la información una vez se cumpla la finalidad de la recolección
21	CONTRA EL RESPONSABLE - RESPECTO DE LA RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN
2101	Implementar mecanismos o procedimientos para recolectar, usar, almacenar, circular o suprimir la información
2102	Utilizar medios engañosos o fraudulentos para recolectar y realizar el tratamiento de información
22	CONTRA EL RESPONSABLE - RESPECTO DE LOS MEDIOS PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO
2201	Designar a un responsable o área que dé trámite a las solicitudes de los titulares
23	CONTRA EL ENCARGADO - RESPECTO DEL EJERCICIO DEL DERECHO DE HÁBEAS DATA
2301	Garantizar el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data
24	CONTRA EL ENCARGADO - RESPECTO DE LA SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
2401	Conservar con la debida seguridad los registros almacenados
25	CONTRA EL ENCARGADO - RESPECTO DE LA RECTIFICACIÓN O SUPRESIÓN DE LA INFORMACIÓN
2501	Rectificar inmediatamente la información incorrecta
2502	Suprimir la información oportunamente
26	CONTRA EL ENCARGADO - RESPECTO DE LA ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN
2601	Actualizar oportunamente la información en las bases de datos
27	CONTRA EL ENCARGADO - RESPECTO DE LA ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS
2701	Atender integralmente y de fondo el derecho de petición
2702	Suministrar una respuesta congruente con lo solicitado
2703	Suministrar respuesta oportuna a la petición
28	CONTRA EL ENCARGADO - RESPECTO DEL MANUAL INTERNO DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS
2801	Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para asegurar el cumplimiento de la ley
2802	Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos en materia de atención de consultas y reclamos
29	CONTRA EL ENCARGADO - RESPECTO DE LA INSCRIPCIÓN DE LA LEYENDA RECLAMO EN TRÁMITE
2901	Registrar en la base de datos la inscripción de la leyenda reclamo en trámite dentro de la oportunidad legal
2902	Registrar en la base de datos la inscripción de la leyenda "reclamo en trámite".
30	CONTRA EL ENCARGADO - RESPECTO DE LA INSCRIPCIÓN DE LA LEYENDA INFORMACIÓN EN DISCUSIÓN JUDICIAL
3001	Insertar la inscripción de la leyenda información en discusión judicial dentro de la oportunidad legal
3002	Insertar la inscripción de la leyenda "información en discusión judicial"
31	CONTRA EL ENCARGADO - RESPECTO DE LA CIRCULACIÓN DE LA INFORMACIÓN
3101	Circular información controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio
32	CONTRA EL ENCARGADO - RESPECTO AL ACCESO A LA INFORMACIÓN
3201	Permitir el acceso a la información a personas no autorizadas
33	CONTRA EL ENCARGADO - RESPECTO DEL DEBER DE INFORMAR SOBRE VIOLACIONES A LOS CÓDIGOS DE SEGURIDAD
3301	Informar a la autoridad sobre la violación a sus códigos de seguridad
3302	Informar a la autoridad sobre un riesgo en la administración de la información
34	CONTRA EL ENCARGADO - RESPECTO DE LAS INSTRUCCIONES Y REQUERIMIENTOS
3401	Cumplimiento de las instrucciones impartidas por la Superintendencia
35	CONTRA EL ENCARGADO - RESPECTO DE LA INFORMACIÓN SENSIBLE
3501	Tratar información sensible sin autorización del titular
3502	Condicionar una actividad o servicio al suministro de información sensible
36	CONTRA EL ENCARGADO - RESPECTO DE LA INFORMACIÓN DE NIÑAS, NIÑOS Y ADOLESCENTES
3601	Tratar información de los menores sin autorización de sus representantes legales
3602	Tratar información de los menores sin asegurar el respeto de sus derechos fundamentales ni su interés superior
37	CONTRA EL ENCARGADO - RESPECTO DEL DEBER DE INFORMACIÓN AL TITULAR
3701	Informar al titular la dirección física o electrónica y el teléfono del responsable
3702	Informar al titular el carácter facultativo de las respuestas relacionadas con información de menores
3703	Informar al titular el carácter facultativo de las respuestas relacionadas con información sensible
3704	Informar al titular cuáles de los datos objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad de su tratamiento
38	CONTRA EL ENCARGADO - RESPECTO DE LA LIMITACIÓN TEMPORAL AL TRATAMIENTO
3801	Suprimir la información una vez se cumpla la finalidad de la recolección
39	CONTRA EL ENCARGADO - RESPECTO DE LA RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN
3901	Implementar mecanismos o procedimientos para recolectar, usar, almacenar, circular o suprimir la información
3902	Utilizar medios engañosos o fraudulentos para recolectar y realizar el tratamiento de información
40	CONTRA EL ENCARGADO - RESPECTO DE LOS MEDIOS PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO
4001	Designar a un responsable o área que dé trámite a las solicitudes de los titulares

• PERIODO DE VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS PERSONALES

 

Los datos personales de los titulares permanecerán registrados en las bases de datos de LA COMPAÑÍA DISTRIBUCIONES PUNTO Y FAMA S.A.S, hasta por un término de diez (10) años, prorrogable automática e indefinidamente por términos iguales o sucesivos, salvo manifestación expresa en contrario y por escrito del titular, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento.

 

Los datos personales podrán ser conservados por lapsos superiores, en atención a exigencias legales como aquellas sobre gestión documental, elementos materiales probatorios, o por razones históricas o estadísticas, entre otros.

 

Los datos personales podrán ser conservados por un lapso inferior, cuando la finalidad de su tratamiento haya sido cumplida.

 

• AVISO DE PRIVACIDAD

 

En el evento que COMPAÑIA no pueda poner a disposición del titular del dato personal la presente política de tratamiento de la información, se le informará al titular por medio de un aviso de privacidad la existencia y forma de consulta de la misma.

 

Con la aceptación de la presente política el Titular autoriza expresamente para transferir y transmitir información personal para todas las relaciones que puedan establecerse con LA COMPAÑÍA DISTRIBUCIONES PUNTO Y FAMA S.A.S.